Esto puede parecer un artículo off-topic tratándose de un blog de viajes.

Pero tanto cuando viajamos como cuando nos quedamos en casa –y 2020 fue el año de quedarse en casa- hemos descubierto que planificar a través de una agenda de actividades ha sido un gran aliado a la hora de hacer que cada minuto de nuestro tiempo cuente.

Presentamos aquí algunas claves de nuestra gestión de tiempo a través de una lista o to-do.

¿Por qué lo hacemos?

 

El hacer un trabajo de planificación a través de una agenda te permite enfocarte en las actividades que tienes que realizar, jerarquizándolas.

Evitas además de que se te quede “algo por fuera”. No hay nada más decepcionante que terminar un día abrumado por tantas actividades sólo para descubrir que te faltaron cosas por hacer.

La planificación del tiempo no sólo se aplica al trabajo: si nos recomiendan un libro o una película, nosotras los colocamos en planificación de cosas por hacer. Se evita esa situación en la que un día dices “Desde hace tiempo he querido leer este libro o ver aquella película y no lo he hecho.” Y ocurre que muchas veces nunca lo haces.

El agendar te permite crear tus espacios de tiempo libre. Ya no te quejarás de que no tengo tiempo para nada.

Como dijimos arriba, permite establecer prioridades. A veces vemos delante de nosotras una cantidad enorme y abrumadora de cosas por hacer. Pero una vez que aplicamos criterios de jerarquización u ordenamiento de acuerdo a importancia o urgencia, descubrimos que las tareas son menos atemorizantes que al principio parecían.

¿Qué hacemos?

 

Lo que hacemos es hacer una lista semanal de las cosas que debemos hacer durante la semana próxima. Tan simple como suena.

Solemos hacer nuestra agenda semanal los domingos en la noche. Pero puede ser hecha un lunes, un sábado o el día que más convenga.

Junto con nuestra agenda semanal de TO-DOs creamos menús de comidas semanales. Es lo que vamos a comer durante la semana e incluimos una lista de ingredientes a comprar en el mercado. Así, se ahorra tiempo, energía y no se desperdicia comida.

En lo posible, evitamos desplazamientos. Incluso, antes de la cuarentena, las actividades que podíamos hacer por internet: gestiones bancarias, trámites burocráticos y, a veces, salidas a mercados o delivery de comidas, las hacíamos desde casa.

Aunque la mayoría de las veces nos gusta ir al mercado a escoger nuestros ingredientes, es útil en ocasiones invertir el tiempo de salida en nuestras actividades planificadas.

Hacemos mercados cada diez o quince días. Hacer mercado cada dos o tres días consume una gran cantidad de tiempo.

¿Cómo lo hacemos?

 

Nuestra planificación semanal la separamos por días. Cada día tiene asignado sus actividades e incluimos descansos y ocios.

En nuestra lista, hacemos una jerarquización de actividades. Lo más importante o urgente o laborioso al principio, en la mañana. En nuestro caso, el período de alerta máxima y cabeza despejada es en la mañana. Tú puedes variar la disposición de tu agenda dependiendo de tus ritmos circadianos.

Colocamos la duración de cada actividad, en lapsos de ½ hora, una hora y dos horas.

Intercalamos descansos de media hora entre cada actividad. En ese tiempo revisamos y respondemos emails y redes sociales o nos relajamos.

Es muy importante concentrarse en una sola cosa a la vez. “Quien mucho abarca poco aprieta”. Si nos dispersamos en múltiples actividades a la vez, cometemos más errores.

Al final de cada semana vemos qué se hizo y qué no. Analizamos qué podemos mejorar u optimizar.

Los objetivos a largo plazo o muy grandes o complejos, los dividimos en pasos más pequeños. Por ejemplo, nuestro gran proyecto actual, la Vuelta al Mundo, la fragmentamos haciendo un día la lista de países a visitar. Al siguiente, investigación del alojamiento. Posteriormente, sitios a visitar y transporte.

Herramientas recomendadas

 

En algunos casos, aún somos de usar una agenda impresa y un lápiz para hacer nuestra planificación. Pero como cada vez nuestra consciencia del medio ambiente crece, preferimos usar herramientas online y prescindir del papel cuando se pueda.

Uno de los más populares gestores de trabajo colaborativo y también un excelente planificador es Trello.

Su interfaz gráfica intuitiva hace el planificar una semana algo rápido. Creamos y nombramos columnas con cada día de la semana y ya podemos empezar a llenarlas con tareas clasificadas en categorías.

Si eres más tradicional, Canva ofrece un diseñador de planificación, en el que puedes elegir bonitos modelos para tu planificador.

Dos aplicaciones para usuarios de MacOS: SelfControl y Focus. Impiden meterte en webs distractoras bloqueando el acceso a ellas. Restringe su  acceso mientras realizas tus tareas.

Tips para planificar mejor

 

• Mantén tu espacio de trabajo ordenado. Circulan mejor las energías y tu cerebro no se ve abrumado por la cantidad de información caótica que le llega de un sitio desordenado y lleno de trastos. Es una de las cosas que amamos del minimalismo: la prescripción de espacios limpios, despejados y armónicos.

• Se flexible con tu planificación del día. No se tiene que cumplir la lista al 100%. Y esto no significa que estemos procrastinando. Se trata de no abrumarse. Algunas cosas se llevan más tiempo de lo planeado.

• Apagar celulares o ponlos en modo de avión mientras llevas a cabo tus actividades, recuerdo que debes estar totalmente presente en la actividad que estás realizando en ese momento.

 

Conclusiones

 

La sencilla actividad de planificar una semana no sólo nos ha evitado abrumarnos con gran cantidad de tareas que podían parecer titánicas. Nos ha evitado que se nos olvide alguna actividad o asunto importante y que luego debamos correr para realízalo.

Por otra parte, al tener nuestra semana planificada, dormimos mejor. Nos acostamos con la sensación de haber tenido un día productivo y nos despertamos con entusiasmo para realizar nuestras tareas ya fijadas.

A los seres humanos no nos gusta la inactividad. Y tendemos a llenar los espacios inactivos con alguna cosa. El problema es que muchas veces esos espacios se llenan con actividades inútiles como ver reality shows o navegar por los instagrams de famosos.

Es increíble cómo incluso las más pequeñas distracciones banales, cuando se acumulan, nos roban tiempo precioso que muy bien puede emplearse en actividades que nos hagan crecer como individuos.

Y hemos descubierto que hay tiempo para todo, sin abrumarnos y sin prisas.

¿Hay alguno otro método o recurso que utilices para organizar mejor tu tiempo?